Perkembangan bisnis di Indonesia semakin pesat dan industri Event MICE (Meeting, Incentives, Convention, Exhibitions) menjadi salah satunya. MICE sendiri merupakan industri yang bergerak di bidang jasa meeting (pertemuan), konvensi, perjalanan insentif, serta berbagai macam pameran. Industri MICE ini memang belum begitu dikenal namun pertumbuhannya cukup pesat. Hal ini terlihat dengan semakin banyaknya event-event seperti pameran besar yang diselenggarakan di Indonesia

Memilih venue yang tepat untuk berbagai event MICE
Menjadi event organizer untuk acara MICE tidaklah mudah karena ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan. Salah satunya ialah perkara venue yang seringkali menjadi prioritas utama. Terlebih lagi, berbagai event MICE biasanya berkaitan dengan bisnis dan pariwisata sehingga skalanya juga tidak main-main. Berikut beberapa tips memilih venue bagi anda yang saat ini sedang menjalankan bisnis di bidang MICE:
Menentukan budget
Dalam acara apapun itu, budget memang selalu masuk dalam top-list. Hal ini karena budget bisa mempengaruhi faktor lainnya seperti kualitas venue, dan kapasitas yang diinginkan. Permasalahan budget juga akan lebih menantang jika event MICE yang akan anda selenggarakan berada di luar kota. Maka, sangat disarankan untuk mengetahui jumlah anggaran yang bisa dikeluarkan. Hal ini untuk menghindari harga venue melebihi anggaran.
Memilih kapasitas yang sesuai
Jika budget sudah ditentukan, maka saatnya mencari kapasitas yang diperlukan. Menentukan kapasitaspun biasanya harus berdasarkan harga. Karena semakin besar kapasitas yang dibutuhkan, maka semakin besar pula anggaran yang akan dibutuhkan. Bagi seorang MICE organizer, penting untuk memiliki skill menghitung yang baik untuk mengetahui apakah budget yang dimiliki sudah cukup untuk memilih venue dengan kapasitas yang diinginkan. Hitung-hitungan antara anggaran dan venue memang menjadi salah satu bagian yang menantang dalam mengelola bisnis MICE.
Mempertimbangkan fasilitas
Selain anggaran dan kapasitas, penting pula untuk mempertimbangkan fasilitas apa saja yang dimiliki venue yang akan dipilih. Sangat disarankan untuk menjalin komunikasi secara proaktif dengan pihak venue untuk mengetahui fasilitas apa saja yang tersedia dan bisa digunakan. Misalnya saja, pastikan apakah venue yang sedang anda incar memiliki fasilitas yang kamu butuhkan seperti jumlah toilet, fasilitas kedap suara, dan lainnya.
Baca Juga: Olahraga Roundnet
Menentukan waktu yang tepat
Sebuah event akan berjalan dengan lancar jika diselenggarakan dalam waktu yang tepat. Pemilihan waktu juga dikaitkan dengan pemilihan venue apakah indoor atau outdoor. Misalnya saja, jika menginginkan venue outdoor maka harus dipastikan untuk menyelenggarakan event tidak pada saat musim hujan. Atau kalaupun waktunya tidak bisa selain musim hujan, maka harus dicari solusi yang tepat agar event tetap bisa berjalan secara kondusif. Hal ini terkadang terlihat sepele namun bisa sangat berdampak pada kesuksesan acara.
Menentukan lokasi
Setelah ditentukan venue seperti apa yang dibutuhkan, fasilitas apa yang diinginkan, dan anggaran serta waktu yang sesuai, maka saatnya menentukan lokasi yang tepat. Setiap lokasi venue memiliki kelebihan dan kekurangannya. Misal venue A memiliki semua kriteria yang diinginkan mulai dari harga serta fasilitas. Namun Venue ini memiliki akses yang sulit untuk dijangkau. Maka, akan mendatangkan permasalahan tersendiri nantinya.
Pastikan anda mengetahui prioritas dalam memilih lokasi venue. Pastikan lokasi memiliki akses yang mudah sehingga mudah juga untuk nanti memenuhi apa-apa saja yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan event. Pastikan juga untuk mengagendakan event MICE jauh-jauh hari agar ada waktu yang cukup untuk menyiapkan penyelenggaraan yang sukses.